Guía · Costa Rica
Cómo consultar el estado de un expediente en Costa Rica, paso a paso
Cómo se lee el número de expediente costarricense, qué contesta la consulta pública del Poder Judicial, qué no contesta y dónde vive la búsqueda por nombre de parte. Actualizada en septiembre de 2026.
Abrir el Sistema de Gestión en Línea¿Lo vas a revisar seguido? Pega tu número y te avisamos cuando se mueva. Avísame cuando cambie
Consulta tu proceso ahoraQué es el Sistema de Gestión en Línea
El Sistema de Gestión en Línea es el portal con el que el Poder Judicial de Costa Rica publica el estado de los expedientes. Su consulta pública contesta sin usuario y sin contraseña: no hay que crear una cuenta, no cobra y no pide verificación de robot.
El criterio de entrada es el número del expediente. Con él, el portal devuelve el detalle del expediente, su estado, la oficina donde está hoy y la lista de resoluciones dictadas. Sin él no hay entrada: la única búsqueda por nombre de parte que existe vive en otro sistema —el Archivo Judicial— y responde otra pregunta.
Para un abogado eso parte el trabajo en dos: el expediente que ya llevas se sigue por su número, y el antecedente de una persona o de una empresa se busca por nombre en el archivo. Esta guía explica las dos consultas y dice, sin adornos, qué devuelve cada una y qué deja fuera.
Cómo se lee un número de expediente
El número costarricense dice bastante más que el de sus vecinos: además de identificar el expediente, codifica el año, la oficina donde nació y la materia. Son cuatro partes separadas por guiones, y una de ellas engaña.
AA-NNNNNN-NNNN-MM
AA — el año
Dos dígitos del año en que se abrió el expediente: 23 para 2023, 25 para 2025. Van sólo dos, a diferencia del año completo de cuatro dígitos que usan otros países de la región, así que un número de 1999 y uno de 2099 se escriben igual.
NNNNNN — el consecutivo
Seis dígitos, con ceros a la izquierda, para el orden en que el expediente entró ese año. No es un contador nacional: se lleva por oficina, y por eso el número siempre trae la oficina al lado. Dos expedientes de dos oficinas distintas pueden compartir consecutivo sin ser el mismo.
NNNN — la oficina
Cuatro dígitos de la oficina judicial donde se abrió el expediente. Es el dato de origen, y ahí está la trampa: un expediente trasladado conserva en su número la oficina donde nació, mientras que la oficina donde está hoy sólo se sabe consultando su estado. Confundirlas es perderle el rastro al expediente el día que se mueve.
MM — la materia
Dos letras de la materia. Las que la consulta pública reconoce son CI de civil, LA de laboral, PE de penal, CJ de cobro judicial, TR de tránsito, AG de agrario, CA de contencioso-administrativo, FC de faltas y contravenciones, S1 de la sala primera y CO de la Sala Constitucional.
Un número mal escrito casi nunca falla con un error claro: el portal contesta una lista vacía, que se lee igual que «no existe». Por eso conviene verificar el año, el consecutivo y la oficina antes de dar por hecho que un expediente no está.
La consulta, paso a paso
Estos son los pasos de la consulta pública del Poder Judicial, con lo que conviene mirar en cada uno.
Reúne el número completo
Sin él la consulta no arranca, porque el Sistema de Gestión en Línea no busca por nombre. El número entero —año, consecutivo, oficina y materia— es lo único que identifica el expediente, y una parte que falte no se puede adivinar desde el portal.
Abre la consulta pública de expedientes
Se llega desde el portal del Poder Judicial, en pjenlinea.poder-judicial.go.cr. No pide usuario ni contraseña: la consulta pública se identifica sola contra el sistema y contesta a cualquier visitante, desde un computador o desde un teléfono.
Escribe el número y busca
La consulta se resuelve contra la oficina que el propio número declara. Si el expediente existe, el portal devuelve su detalle; si no, devuelve una lista vacía. Esa lista vacía es la única forma fiable de leer «no existe», porque el mensaje de texto es el mismo para un expediente que no está y para uno que sí está pero no tiene nada que mostrar.
Abre el estado del expediente
El estado no viene en la primera respuesta: el portal lo devuelve en una segunda lectura, encadenada al detalle que trajo la primera. Ahí aparecen la descripción del estado, la fecha en que se activó, si el expediente está circulante, la ubicación actual con su histórico y las personas asignadas por su tipo de puesto.
Revisa las resoluciones
Es la lista aparte que dice qué se dictó y cuándo, con el identificador de cada resolución. Un expediente sin resoluciones y un expediente que no existe contestan lo mismo, así que es en el paso anterior donde se comprueba cuál de los dos casos tienes delante.
Consulta tu expediente aquí
Custodio le pregunta al portal judicial por ti, así que puede tardar unos segundos. No te pedimos tu nombre, ni tu correo, ni una cuenta: de la consulta queda un registro que se borra a las dos horas. Cómo tratamos esta consulta
La consulta costarricense lee el expediente en trámite en el Sistema de Gestión en Línea: dice cuál fue la última actuación y cuándo, nunca el texto de la resolución.
El video se grabó sobre la guía del Uruguay; en esta guía el recorrido es el mismo, con el número y el portal de este país.
Leer la transcripción del video
Esta guía explica cómo se consulta un expediente en el Poder Judicial del Uruguay. Antes de nada, el sitio te pregunta por las cookies: elige lo que prefieras.
Dentro de la guía hay un buscador. Escribe el número del expediente con la forma que usa el país; aquí usamos un expediente de ejemplo.
Custodio comprueba que la consulta la hace una persona antes de salir a preguntar. No te pide correo, ni contraseña, ni guarda el número que escribiste.
Consulta. Custodio le pregunta al portal judicial por ti, así que puede tardar unos segundos.
Esto es lo que publica el portal hoy: el despacho, las partes y la última actuación con su fecha. Las partes salen en iniciales, porque aquí todavía no hay nadie identificado.
Al pie está escrito hasta dónde llega la consulta de este país. Léelo antes de sacar conclusiones: la consulta uruguaya va un día hábil atrasada y no cubre materia penal.
Consultar una vez es mirar una vez. Con una cuenta gratis puedes poner ese expediente bajo vigilancia: Custodio consulta el portal cada día por ti y te avisa cuando aparece una actuación nueva.
Qué devuelve la consulta
Un expediente consultado por su número devuelve esto:
- La identificación: el número con su formato de guiones, la carpeta interna con la que el sistema lo archiva y el dígito verificador, que va como campo aparte y no dentro del número.
- El estado, con su descripción escrita como la registró el despacho y la fecha exacta en que se activó.
- Si el expediente está circulante, y si lo que se está mirando es el expediente o un legajo suyo.
- La ubicación actual y su histórico, que es donde se ve un traslado de oficina y el acuerdo que lo dispuso.
- Las personas asignadas, cada una por su tipo de puesto: juez decisor, juez tramitador.
- El monto de la cuantía y la lista de resoluciones, cada una con su identificador y su fecha.
Pega tu número de expediente y te avisamos cuando se mueva
Vigilamos el Sistema de Gestión en Línea por ti: una alerta apenas haya una resolución nueva, sin volver a consultar a mano. Con cada novedad, la IA actualiza el estado del asunto y te propone el plazo que corre; el borrador de la respuesta lo redacta cuando lo pidas.
Crea tu cuenta gratisQué no hace la consulta oficial
El portal es completo para lo que existe, y conviene saber dónde termina.
- No avisa. No hay correo, ni notificación, ni suscripción a un expediente: quien quiere enterarse de una resolución nueva tiene que volver a entrar y mirar.
- No guarda tu lista. Cada consulta empieza de cero, así que llevar veinte expedientes significa escribir veinte números cada vez.
- No busca por nombre. Esa búsqueda vive en el Archivo Judicial, que es otro sistema, y devuelve expedientes que ya pasaron al archivo: sirve para antecedentes, no para la cartera viva. Y una razón social común contesta decenas de miles de filas de una sola vez, sin paginar, así que hay que buscar con criterios estrechos.
- No abre lo confidencial. Un expediente que el sistema no marca como de consulta pública ciudadana no se muestra desde fuera, y eso es una decisión del sistema y de la ley.
- No publica términos de uso ni un descargo sobre lo que muestra. Los buscamos el 10 de septiembre de 2026 y el portal no los tiene, así que esta guía no cita un descargo que no existe.
Las dos primeras limitaciones son las que se vuelven caras con volumen: el portal no avisa y no recuerda, así que enterarse a tiempo depende de que alguien entre todos los días. Eso es exactamente lo que se puede automatizar.
Preguntas frecuentes sobre la consulta de expedientes en Costa Rica
¿La consulta de expedientes tiene costo?
No. La consulta pública del Sistema de Gestión en Línea es gratuita: contesta sin cuenta, sin pago y sin verificación de robot.
¿Hace falta crear una cuenta?
Para consultar, no. Otra cosa es la parte del sistema donde un abogado gestiona sus propios expedientes y recibe notificaciones, que sí pide identificarse; la consulta pública no la toca y no necesita nada de ella.
¿Por qué la oficina del número no coincide con dónde está el expediente?
Porque son dos cosas distintas. Los cuatro dígitos del número son la oficina donde el expediente se abrió, y no cambian nunca; la oficina donde está hoy la dice el estado, y sí cambia cuando hay un traslado. Lo comprobamos sobre un expediente real: el número declaraba una oficina y el estado, otra, las dos con el mismo nombre de juzgado.
¿Cada cuánto se actualiza la información?
El estado trae la fecha en que se activó, y esa marca es la que se mueve cuando el despacho registra algo. En la práctica, un cambio aparece cuando el despacho lo registra, no cuando se dicta, así que entre lo uno y lo otro puede pasar más de un día.
¿Puedo consultar desde aquí?
Sí. En esta página hay un buscador: pega el número de expediente y consultamos el portal del Poder Judicial, con la respuesta en pantalla en segundos, sin cuenta y sin costo. Verás el despacho, la última actuación con su fecha y la carátula con los nombres de las partes reducidos a iniciales; el expediente completo se lee en Gestión en Línea, que esta guía enlaza, o dentro de tu cuenta. La consulta responde del Archivo Judicial y no del expediente en trámite. Y si quieres que te avisemos el día en que el expediente se mueva, creas una cuenta gratis desde el resultado.
Consultar es fácil. Acordarse todos los días, no.
Custodio Legal consulta el portal por cada uno de tus expedientes todos los días y te avisa cuando cambia el estado o aparece una resolución nueva, con la fuente al lado. La IA convierte cada novedad en estado del asunto, plazo y borrador, y responde preguntas sobre tus documentos. Crea tu cuenta gratis, sin tarjeta.